Açık Fatura ile Kapalı Fatura Arasındaki Fark, Kaşeden Cari Hesaba Kadar

Açık fatura nedir, hangi satışta düzenlenir?

Bir satışta mal ya da hizmet teslim edildiği halde bedeli o anda tahsil edilmemişse, düzenlenen belgeye açık fatura denir. Ticarette bunun adı vadeli ya da veresiye satıştır; müşteri ürünü almıştır, ödeme ise ileri bir tarihe bırakılmıştır. Belge kesildiği anda satıcının kasasına para girmez, girecek olan bir alacak doğar.

Bu yüzden açık fatura kesildiği anda satıcı için bir takip yükümlülüğü başlar. Tutar müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır ve ödeme yapıldıkça tahsilat makbuzuyla kapatılır. Faturanın kesilmesiyle iş bitmez; asıl iş, o bakiyenin vadesi gelene kadar kimin gözünde durduğudur.

Kapalı fatura nedir, farkı nerede başlar?

Peşin yürüyen bir satışta durum tam tersidir: bedel, belge düzenlendiği anda tahsil edilmiştir. Müşteri parayı öder, satıcı faturayı verir ve iki taraf arasında geride bekleyen bir tutar kalmaz. Belge hem satışın hem de tahsilatın kaydını aynı anda taşır.

İki fatura türü arasındaki ayrım bu noktada başlar ve tek bir soruya dayanır: belge düzenlendiği anda para alınmış mıdır? Cevap evetse fatura kapalıdır, hayırsa açıktır. Ürün, tutar, KDV oranı ya da müşteri aynı olabilir; ayrımı yaratan şey satışın içeriği değil, ödemenin zamanıdır.

Kâğıt faturada kaşe ve imza nereye basılır?

Basılı belgede bu ayrımın görünür işareti kaşenin yeridir. Kaşe ile imza belgenin üst kısmına basılmışsa fatura açıktır, yani bedel henüz tahsil edilmemiştir. Alt kısma basılmışsa fatura kapalıdır ve bedelin alındığı kabul edilir.

Bu ayrıntı ilk bakışta biçimsel görünür, oysa taşıdığı anlam ağırdır. Alt kısma atılan imza, satıcının parayı aldığını beyan etmesi demektir. Bu nedenle kaşenin yeri, faturayı düzenleyen kişinin dikkatsizlik gösterebileceği en son yerlerden biridir.

Örnek: aynı satış iki farklı belgeye nasıl dönüşür?

40.000 liralık bir satışı ele alalım. Üzerine %20 KDV eklendiğinde vergi 8.000 lira, fatura toplamı ise 48.000 lira olur. Satışın içeriği bu noktaya kadar her iki senaryoda da aynıdır.

Müşteri 48.000 lirayı teslim anında öderse fatura kapalı düzenlenir, kaşe alt kısma basılır ve cari hesapta bekleyen bir bakiye oluşmaz. Ödeme otuz gün sonrasına bırakılırsa fatura açık düzenlenir, kaşe üst kısma basılır ve 48.000 lira müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır. Vade geldiğinde ödeme alınıp tahsilat makbuzu kesildiğinde bakiye sıfıra döner. KDV tarafının nasıl ayrıldığını KDV hesaplama sayfasında ayrıca ele aldık.

e-Faturada bu ayrım neden görünmez?

e-Fatura biçiminde açık ya da kapalı diye bir alan bulunmaz. Belgeyi açık ya da kapalı yapan şey kâğıttaki kaşenin yeriydi; o işaret ortadan kalktığında ayrımı taşıyan görsel iz de kaybolur. Elektronik belgeye bakan kişi, tutarı ve tarafları görür ama paranın alınıp alınmadığını göremez.

Ayrım ticari olarak yine de sürer, çünkü vadeli satış da peşin satış da devam etmektedir. Değişen şey, bu bilginin nerede durduğudur: belgenin üzerinde değil, ödeme kaydında ve cari hesapta. Uygulamada firmalar bunu fatura notu, ödeme şekli bilgisi ya da doğrudan cari hareket üzerinden yürütür. Belge tarafının nasıl kurulduğunu e-fatura kesme programı sayfasında anlattık.

Parayı almadan kapalı fatura kesmek ne anlama gelir?

Kapalı fatura, bedelin alındığına dair bir beyandır. Para tahsil edilmeden kapalı düzenlenen bir fatura, satıcının kendi eliyle karşı tarafa ödemenin yapıldığını gösteren bir belge vermesi anlamına gelir. Alacak fiilen durmaktadır, ancak elindeki belge bunun tersini söyler.

Bu hata çoğu zaman kötü niyetten değil alışkanlıktan doğar. Faturayı kesen kişi ödemenin nasılsa birkaç gün içinde geleceğini varsayar ve belgeyi peşin gibi düzenler. Ödeme gecikince bakiye kimsenin ekranında görünmez, çünkü kayıt zaten kapanmış sayılmıştır. Aynı riskin cari taraftaki karşılığını cari hesap ekstresi sayfasında ele aldık.

Açık faturanın takibi nerede dağılır?

Buraya kadar anlatılanlar bir kez öğrenilen bilgilerdir. Asıl yük, açık faturaların sayısı arttığında ortaya çıkar. Otuz farklı müşteriye farklı vadelerle kesilmiş faturaların hangisinin ödendiği, hangisinin gecikmeye girdiği ve hangisine en son ne zaman hatırlatma yapıldığı çoğu firmada tek bir yerde durmaz.

Bilgi genellikle üç yere dağılır: muhasebe programındaki bakiye, satış temsilcisinin kendi tuttuğu tablo ve müşteriyle yapılan yazışmalar. Üçü aynı şeyi söylemediğinde tahsilat konuşmaları gecikir, çünkü aranacak kişiyi belirlemek başlı başına bir işe dönüşür. Bakiyenin karşı tarafça da kabul edilmesi gereken durumları mutabakat mektubu sayfasında, günlük fatura ve tahsilat akışının nasıl kurulduğunu ise ön muhasebe ve fatura sayfasında anlattık.