Cari Hesap Ekstresi Taleplerini Muhasebe Üzerinden Yürütmeyin

Ekstrenin ilk satırı sıfır değil, devir bakiyesidir

Bir ekstreyi ilk kez okuyan kişinin en sık yaptığı hata, en üstteki tutarı o dönemin ilk işlemi sanmaktır. Oysa rapor bir tarih aralığı için üretilir ve o aralık başlamadan önce taraflar arasında zaten bir bakiye vardır. Bu tutar ekstrenin ilk satırında devir ya da açılış bakiyesi olarak görünür.

Devri atlayan bir okuma, dönem içindeki hareketlerin toplamını güncel borç sanır. Ocak ile Mart arasını kapsayan bir ekstrede dönem içi satışlar 40.000 lira, tahsilatlar 30.000 lira ise aradaki fark 10.000 lira görünür. Devirde bekleyen 25.000 lira da sayıldığında kalan borç 35.000 liraya çıkar. Taraflar arasında tartışma çıkaran şey çoğu zaman bu iki rakamın birbirine karışmasıdır.

Borç ve alacak sütunları kimin gözünden yazılmıştır?

Ekstre okurken ikinci karışıklık sütun adlarından çıkar. Borç ve alacak, belgeyi hazırlayan tarafın defterine göre yazılır. Satıcıysanız kestiğiniz fatura müşterinin borcunu artırır ve borç sütununa düşer; aldığınız tahsilat ise alacak sütununa yazılır ve borcu azaltır.

Aynı belgeyi karşı taraf kendi sisteminde ters yönde görür. Müşterinin defterinde o fatura kendi borcudur, ödeme ise borcunu kapatan harekettir. Bu yüzden iki ekstre yan yana konduğunda sütunların yer değiştirmiş olması bir hata değildir. Asıl sorun, iki tarafın bakiye rakamının tutmamasıdır.

İki tarafın ekstresi neden farklı çıkar?

Bakiye farkının nedeni çoğu zaman bir tarafın yanlış kayıt yapması değil, aynı hareketin iki defterde farklı günlere düşmesidir. Ay sonunda gönderilen bir fatura karşı tarafa ertesi ay ulaşır ve orada bir sonraki döneme kaydedilir. Gün sonuna yakın yapılan bir havale de bir defterde bugüne, diğerinde ertesi güne yazılabilir.

İkinci sık neden iade ve iskontodur. Satıcı iadeyi ayrı bir belgeyle işlerken alıcı aynı tutarı ödemesinden düşerek gösterir; toplam aynı çıktığı halde satır sayısı tutmaz. Farkı satır satır gözle aramak yerine tarih ve belge numarası üzerinden eşleştirmek gerekir. Bu karşılaştırmanın yazışma tarafını mutabakat mektubu sayfasında ayrıca anlattık.

Ekstrede hangi belgeler görünür, hangileri görünmez?

Cari harekete giren şey ödeme yükümlülüğü doğuran belgedir. Fatura, iade faturası, tahsilat, ödeme, çek ve senet hareketleri ekstrede yer alır. Sipariş formu ise yer almaz, çünkü sipariş bir niyet kaydıdır ve tek başına borç doğurmaz.

İrsaliye tarafı daha çok yanlış anlaşılır. Mal çıkmış ama faturası henüz kesilmemişse çoğu kurulumda ekstrede bir satır göremezsiniz; sevkiyat depo tarafında görünürken cari bakiye değişmemiştir. Cari hareketi doğuran şey faturanın kendisidir. Faturası kesilmemiş sevkiyatların birikmesi, ay sonunda iki tarafın rakamlarının neden tutmadığı sorusunun en sessiz nedenidir. Faturanın ödeme durumuna göre nasıl ayrıldığını açık ve kapalı fatura farkında ele aldık.

Yanlış tarih aralığı raporu sessizce bozar

Ekstre alırken seçilen tarih aralığı raporun doğruluğunu belirler, ama yanlış seçim hata vermez. Aralığı ayın 1’i yerine 2’si olarak seçtiğinizde ilk günün hareketleri dışarıda kalır ve rapor yine düzgün görünür. Rakam eksiktir, uyarı yoktur.

Bu yüzden ekstre gönderilmeden önce iki şey kontrol edilir. Aralığın başlangıcı bir önceki dönemin bitişiyle gün boşluğu bırakmadan birleşmelidir. Devir bakiyesi de bir önceki ekstrenin kapanış rakamıyla aynı olmalıdır. İki rakam tutuyorsa rapor kendi içinde tutarlıdır.

Excel’e aktarılan ekstre neden tutmaz?

Ekstreyi tabloya aktarıp elle düzenlemek yaygın bir alışkanlıktır ve bakiyeyi bozan üç şey hep aynıdır. Birincisi tarih biçimidir: gün ile ay yer değiştirdiğinde satırlar yanlış sıraya girer ve yürüyen bakiye anlamsızlaşır. İkincisi ondalık ayracıdır; virgülle noktanın karışması binlik basamağı kaydırır.

Üçüncüsü ve en sinsisi satır silmektir. Tartışmalı görünen bir satırı tablodan çıkarmak bakiyeyi de değiştirir, ama tablo bunu belli etmez. Karşı tarafa giden dosya artık sizin defterinizle aynı şeyi söylemez. Ekstre üzerinde çalışılacaksa satır silmek yerine not sütunu eklemek gerekir. Tablolarla yürüyen bir yapının sınırlarını ön muhasebe ve fatura tarafında ele aldık.

Ekstreyi üretmek kolay, her istendiğinde üretmek pahalıdır

Buraya kadar anlatılanların hepsi bir raporun nasıl okunacağıyla ilgilidir ve bu iş bir kere öğrenilir. Asıl yük tekrardır. Bayi arar, satış temsilcisi sorar, müşteri e-posta atar; her seferinde birisi programa girer, tarihi seçer, PDF’i indirir ve gönderir. Tek tek bakıldığında üç dakikalık bir iştir.

Günde on beş talep alan bir finans ekibinde aynı iş haftada birkaç saate çıkar ve bu saatler hiçbir raporda görünmez. Bakiyeyi soran kişinin cevabını kendi başına alabildiği bir kurulum, ekibin zamanını geri verir. Saha ekibinin aynı bilgiyi ziyaret öncesinde nasıl gördüğünü B2B müşteri takip tarafında anlattık.