Ön Muhasebe Yazılımını Değil, Etrafındaki Manuel Yükü Değiştirin

Belgenin geldiği kanal, hangi işin otomatikleşeceğini belirler

Ön muhasebe otomasyonu denince akla önce fatura okuma gelir, oysa gelen belgelerin bir kısmı okunmaya zaten ihtiyaç duymaz. e-Fatura tarafında belge size UBL-TR standardında bir XML olarak ulaşır; vergi kimlik numarası, tutar, KDV oranı ve kalem satırları belgenin içinde hazır alanlar halinde durur. Okuma teknolojisi asıl olarak kağıt fiş, WhatsApp'tan gelen fotoğraf ve tedarikçinin e-postaya eklediği PDF için gerekir. Kurulumda ilk yaptığımız iş bu yüzden belgeleri saymak yerine geliş kanalına göre ayırmaktır, çünkü hangi kanalda gerçek bir kazanç olduğu ancak bu ayrımdan sonra görünür hale gelir. Giden fatura tarafındaki akışı ayrıca e-fatura kesme programı sayfasında anlatıyoruz.

Belgeyi okumak bir adım, doğru cariye bağlamak başka bir adım

Bir faturadaki tutarı ve tarihi çıkarmak bugün büyük ölçüde çözülmüş bir iştir. Süreç genelde bir sonraki adımda tıkanır, çünkü aynı tedarikçi sizin sisteminizde üç ayrı isimle kayıtlı olabilir: biri kısaltmayla açılmış, biri eski unvanla kalmış, biri de acele bir kayıt sırasında elle yazılmıştır. Unvan üzerinden eşleştirme yapan her kurulum bir süre sonra mükerrer cari üretir. Bu yüzden eşleştirmeyi tüzel kişilerde 10 haneli vergi kimlik numarasına, şahıs işletmelerinde 11 haneli TC kimlik numarasına bağlıyoruz. Bu alan belgenin üzerinde zaten durur, zaman içinde değişmez ve bakiye tarafındaki karışıklığı da baştan önler. Cari bakiyenin karşı tarafa nasıl açıldığını cari hesap ekstresi sayfasında ele alıyoruz.

Mükerrer kayıt ay sonuna kadar görünmez

Ön muhasebede en sık görülen sessiz hata mükerrer kayıttır. Aynı fatura önce tedarikçiden WhatsApp'a fotoğraf olarak düşer, birkaç gün sonra e-posta ekiyle tekrar gelir, ay sonunda muhasebeci portaldan üçüncü kez indirir. Üç kayıt üç ayrı kişi tarafından girildiğinde tablo ancak mutabakat sırasında ortaya çıkar ve o noktada hangi kaydın doğru olduğunu bulmak saatler alır. Otomasyonun burada yaptığı iş, her belgeye vergi numarası ve fatura numarasından oluşan bir kimlik vermek ve aynı kimlikle ikinci kez gelen belgeyi kayda geçirmeden kontrol kuyruğuna almaktır.

Hangi belgeler insana kalmalı?

Otomasyonun en çok zarar verdiği kurulum, her belgeyi sonuna kadar kendi başına işleyen kurulumdur. Tutarı okunamayan bir fiş, sistemin tanımadığı bir cari veya alışılmışın dışında yüksek bir kalem geldiğinde yazılımın bir tahmin üretmesi gerekir ve o tahmin kaydın içine sessizce girer. Kurduğumuz akışlarda bu belgeler bekleme alanına düşer ve ekranda tek bir soruyla karşınıza gelir. Günde 5 belge insana kalıyorsa sistem hâlâ işini yapıyor demektir, çünkü geri kalan 90 belge kimse dokunmadan ilerlemiştir.

Kapanış ağırlaşır, çünkü kontrol işi ayın son üç gününe yığılır

Eksik belge, yanlış cariye yazılmış tutar ve tutmayan banka hareketi ay içinde de görünürdür, ama kimse o sırada bakmadığı için hepsi ay sonunda aynı anda önünüze çıkar. Belgeler geldikleri gün işlendiğinde ve tutmayan kayıtlar aynı gün işaretlendiğinde, kapanış gününde yapılacak iş kalan istisnalarla sınırlı kalır. BA-BS formlarının karşı tarafla uyuşmaması da çoğu zaman bu birikmiş kayıtlardan doğar, çünkü sizin eksik girdiğiniz bir fatura karşı tarafın listesinde durmaya devam eder. Karşı tarafla yazışma kısmını mutabakat mektubu sayfasında ayrıca anlatıyoruz.

Muhasebeci ile aranızdaki sınırı önce netleştirin

Dış muhasebeci ile çalışıyorsanız otomasyonun sınırını, büronun sizden ne istediği belirler. Bazı bürolar Logo veya Paraşüt tarafından üretilmiş düzenli bir Excel dökümü ve belgelerin taranmış halini yeterli bulur, bazıları ise doğrudan kendi programına aktarılabilen bir dosya bekler. Bu iki durumda kurulacak yapı birbirinden farklıdır ve ilk görüşmede sorduğumuz sorulardan biri tam olarak budur. Beyanname ve resmi kayıt tarafı büroda kalır; bizim otomatikleştirdiğimiz kısım, o büroya giden verinin toplanması, eşleştirilmesi ve düzenli bir formatta teslim edilmesidir.

Sistemin çalıştığını gösteren üç ölçü

Kurduğunuz yapının işe yarayıp yaramadığını üç sayıyla takip edebilirsiniz: bir belgenin elinize geçtiği andan kayda geçtiği ana kadar geçen süre, elle düzeltme gerektiren belgelerin toplam içindeki oranı ve ay sonu kapanışın kaç gün sürdüğü. Bu üç ölçü aynı kalıyorsa yeni bir ön muhasebe programı almak tabloyu değiştirmez, çünkü tıkanmanın kaynağı belge akışının kurgusudur. Akış kurgusunun mantığını otomasyon nedir sayfasında baştan anlatıyoruz.