Stok Takibini Depoda Sayı Tutmak Değil, Kanal Uyumunu Korumak İçin Kurun

Asıl sorun sayım değil, siparişle stok düşümü arasındaki boşluk

Stok takibi programı arayan işletmelerin çoğu sorunun depodaki yanlış sayımdan geldiğini düşünür. Uygulamada kopma noktası genelde başka bir yerdedir: siparişin girildiği an ile stoğun sistemden düştüğü an arasında bir boşluk kalır. Trendyol, Hepsiburada ve N11 sizin stok bilginizi kendi güncelleme aralığıyla çeker, siz de adedi çoğu zaman kargo çıkışında düşersiniz. Aynı ürünün son adedi iki kanaldan bu boşluğun içinde satıldığında yok satma ortaya çıkar ve bunun sebebi depodaki sayı değil, akışın kendisidir.

Boşluğu kapatmanın yolu: siparişte rezerv

Bu boşluğu kapatmanın yolu senkron sıklığını artırmak değil, stoğu siparişin girildiği anda rezerve etmektir. Rezerve edilen adet fiziksel olarak depoda durmaya devam eder ama satılabilir stoktan düşer, böylece ikinci kanal o adedi bir daha göremez. Sipariş iptal olursa rezerv geri açılır, kargo çıktığında ise kalıcı düşüşe döner. Kurduğumuz yapılarda ilk tanımladığımız kural genelde budur, çünkü diğer bütün kontroller bunun üstüne oturur.

Emniyet payı aslında neyi gizler?

Sahada en sık gördüğümüz geçici çözüm emniyet payıdır: elde beş adet varken Trendyol ve Hepsiburada tarafına üç yazmak. Bu yöntem yok satmayı gerçekten azaltır, ama bunu iki adedi hiç satmayarak yapar ve gerçek stok görünürlüğünü ortadan kaldırır. Rezerv mantığı bir kez oturduğunda payı kademeli olarak geri indirebilir ve bugün rafta bekleyen adetleri tekrar satışa açabilirsiniz.

Stok sayısını hangi sistem sahiplenecek?

İkinci büyük sorun, sayının hangi sisteme ait olduğunun belirsiz kalmasıdır. Ön muhasebe programınız, Trendyol paneliniz ve Shopify mağazanız aynı ürüne yazabiliyorsa iki sistem sırayla birbirinin üstüne yazar ve bir süre sonra hangisinin doğru olduğunu kimse söyleyemez. Tek bir sistemi kaynak kabul edip diğerlerini yalnızca okuyucu konumuna almak, çoğu işletmede yeni bir yazılım satın almadan çözülebilen bir düzenlemedir. Fatura ve cari tarafını da aynı kaynağa bağlamak istiyorsanız ön muhasebe ve fatura akışını bu kararla birlikte ele almak gerekir.

Ürün eşleştirmesi sessizce kopar, sistem hata vermez

Senkronun en sinsi koptuğu yer ürün eşleştirmesidir. Trendyol tarafında barkod anahtar kabul edilirken kendi sitenizde stok kodu kullanılır; eşleşmeyen tek bir üründe güncelleme hiç gitmez ve ekranda hiçbir uyarı çıkmaz. Bu yüzden kurulumda ilk işimiz eşleşmeyen kalemlerin listesini çıkarmaktır, çünkü bu kalemler genellikle en çok yok satan kalemler oluyor.

İadeler stoğu kontrol edilmeden geri açmamalı

İade akışı da stoğu sessizce bozabilir. Kanal iadeyi kabul ettiği anda adedi otomatik olarak geri eklerse, ürün henüz kontrol edilmeden tekrar satışa açılmış olur ve hasarlı bir ürünü ikinci kez satma riski doğar. Doğru kurulumda iade önce ayrı bir bekleme alanına düşer, ancak kontrol sonucuna göre satılabilir stoğa geri girer.

Sistemin çalıştığını gösteren üç ölçü

Kurduğunuz yapının işe yarayıp yaramadığını üç sayıyla takip edebilirsiniz: kanal bazında iptal ve yok satma oranı, sayım ile sistem arasındaki fark, ve siparişin girilmesiyle stoğun düşmesi arasında geçen süre. Bu üç ölçü düzelmiyorsa yeni bir stok programı almak tabloyu değiştirmez, çünkü sorun yazılımda değil akış kurgusundadır. Sipariş, kargo ve fatura adımlarını da aynı akışa bağlamak istiyorsanız geniş resmi e-ticaret ve pazaryeri otomasyonu sayfasında, akış kurgusunun mantığını ise otomasyon nedir sayfasında anlatıyoruz.