E-Ticaretinizi Değil, Siparişten Teslimata Kadar Olan Operasyonu Sistemleştirin

Otomasyon sipariş çekmekle değil, stoğu tek merkeze bağlamakla başlar

E-ticaret otomasyonu denince akla ilk gelen şey siparişlerin panelden otomatik düşmesidir. Uygulamada zinciri kopartan yer ise stoktur, çünkü her kanal kendi stok sayacını tutar. Aynı ürünü Trendyol, Hepsiburada ve kendi sitenizde satıyorsanız ortada 3 ayrı sayaç vardır ve bunların hepsi doğru olduğunu sanır.

Bir kanalda satış olduğu anda diğer 2 sayaç yanlışa döner. Aradaki fark yeterince büyüdüğünde elinizde olmayan ürün satılır, sipariş iptal edilir ve iptal doğrudan mağaza puanınıza yazılır. Bu yüzden kurduğumuz akışta stok tek bir kaynakta tutulur ve her hareketten sonra kanallara itilir; gece çalışan toplu güncelleme gün içindeki satış hızına yetişemez. Stok takibi tarafında yaptığımız iş tam olarak bu tek kaynağı kurmaktır.

Pazaryerinde işlenen birim sipariş değil, kargo paketidir

Entegrasyonların sessizce hatalı çalıştığı ikinci nokta budur. Müşteri tek sepette 3 ürün almış olsa bile pazaryeri bu satırları kargo paketlerine böler ve durum değişikliklerini sipariş numarasına değil pakete işler. Paket, ürünler farklı depolardan çıkacaksa ikiye ayrılabilir.

Akışını sipariş numarası üzerine kuran bir sistem bu bölünmeyi göremez. Sonuç, yarısı kargoya verilmiş bir siparişin sistemde hâlâ bekliyor görünmesi ya da aynı belgenin 2 kere kesilmesidir. Doğru kurulumda kayıt anahtarı paket numarasıdır, sipariş numarası ise yalnızca müşteriyle konuşurken kullanılan referanstır.

Ürün eşleşmesi barkodla yapılır, ürün adıyla değil

Entegrasyon projelerinde en çok zamanı yiyen iş, teknik bağlantı değil ürün eşleştirmesidir. Pazaryerindeki ürün ile muhasebe programındaki kartın aynı olduğunu sisteme kanıtlayan tek alan barkod ya da stok kodudur. Ürün adı üzerinden eşleştirme yapan kurulumlar ilk varyantlı üründe dağılır, çünkü aynı modelin 5 bedeni ve 4 rengi ayrı birer stok birimidir.

Bu yüzden işe entegrasyondan önce eşleştirme tablosuyla başlıyoruz: her varyantın tek bir barkodu olur ve bu barkod bütün kanallarda aynı kalır. Tabloyu bir kez düzgün kurmak, sonradan her hatalı siparişte kartı elle aramaktan kısa sürer.

Belge tipini siz değil, alıcı belirler

Sipariş faturaya dönerken otomasyonun karar vermesi gereken ilk şey belgenin tipidir. Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak, değilse e-Arşiv olarak düzenlenir ve bu kontrol her sipariş için ayrı yapılır. Kayıtlı kullanıcı listesi zaman içinde değiştiği için tek seferlik bir kontrol yeterli olmaz; akış bu sorguyu belge kesilmeden hemen önce sorar.

İkinci karar adrestir. Belge müşterinin fatura adresine düzenlenir, kargo ise teslimat adresine çıkar ve bu ikisinin farklı olması normaldir. Kurumsal siparişte unvan ve VKN alanları da fatura adresinden gelir. Belgenin kendisi fatura kesme akışında, nihai tüketiciye kesilen kısım ise e-arşiv portalı tarafında ilerler.

İade akışı, otomasyonun asıl sınavıdır

Sorunsuz giden siparişi otomatikleştirmek kolaydır. Zor olan iadedir, çünkü tek bir iade aynı anda stoğu, muhasebeyi ve müşteriyle olan yazışmayı birden ilgilendirir. Çoğu kurulum burada aynı hatayı yapar ve iade kaydı düşer düşmez ürünü stoğa geri ekler.

Oysa iadenin fiziken gelmesi ile kabul edilmesi 2 ayrı olaydır. Kutu açılıp ürün kontrol edilmeden stoğa yazılırsa ortada olmayan bir ürün tekrar satışa çıkar ve süreç baştaki aşırı satış problemine geri döner. Bu yüzden iade akışını 2 adıma bölüyoruz: gelen kayıt ayrı bir bekleme alanına düşer, stoğa dönüş ise kontrolden sonra tetiklenir.

Hangi adım bilerek insanda kalmalı?

Her adımı otomatiğe bağlamak hedef değildir, çünkü otomasyonun kazancı ile hatanın maliyeti aynı yerde toplanmaz. Fiyatı kampanya sırasında yanlış düşen bir ürün, tutarı olağandışı yüksek bir sipariş ve adres bilgisi eksik gelen kayıtlar; bunların üçü de sistemin durup insana sorması gereken yerlerdir.

Kurduğumuz akışta bu siparişler kuyruğa alınır ve ekranda ayrı bir listede birikir. Ekip günün başında yalnızca bu listeye bakar, geri kalan siparişler arka planda kendi yolunu bulur. İşin özü şudur: otomasyon ekipten sipariş işlemeyi alır, karar vermeyi almaz.

Başlamadan önce netleşmesi gereken üç şey

Bir e-ticaret otomasyonu projesinin kapsamı 3 sayıya bakılarak çıkar. Birincisi kaç kanaldan satış yaptığınız, ikincisi varyantlar dahil kaç stok biriminiz olduğu, üçüncüsü ise günlük ortalama sipariş adediniz. Bu 3 rakam netleştiğinde hangi adımın önce otomatikleşmesi gerektiği çoğu işletmede kendiliğinden görünür hale gelir.

Sipariş adedi düşük ama kanal sayısı yüksekse işe stok senkronizasyonundan başlanır. Tek kanaldan yüksek adetli satış yapan bir işletmede ise asıl kazanç fatura ve muhasebe tarafındaki tekrar eden girişte birikir. Aynı bütçeyle iki farklı sırayı denemek mümkün olmadığı için bu sıralamayı baştan doğru kurmak, projenin kendisini kurmak kadar önemlidir.