Araç Değer Kaybı Dosyasını Tek Tutar Yerine Belge ve Başvuru Akışı Olarak Yönetin
Araç değer kaybı hesaplama arayan filo ekipleri, tutarı öğrendikten sonra asıl işle karşılaşıyor. Eksper raporu, onarım faturası ve sigorta yazışması farklı kanallardan geliyor, dosyanın hangi aşamada beklediği ise kimsenin ekranında durmuyor.
Hasar Bilgisi
Kaza tarihi, plaka, poliçe numarası ve onarım detayı çoğu zaman WhatsApp mesajında, e-posta ekinde ve servis evrakında ayrı ayrı duruyor.
Evrak Akışı
Eksper raporu ile onarım faturası arasındaki fark geç fark edilirse, sigorta tarafına giden dosya eksik gidiyor ve süreç baştan başlıyor.
Dosya Takibi
Yirmi araçlık bir filoda aynı anda beş dosya açıksa, hangisinin yanıt beklediğini Excel satırından okumak zorlaşıyor.
Bir Değer Kaybı Dosyasında Tipik Olarak Biriken Belgeler
Filo tarafında çalışırken gördüğümüz dosyalar birbirine benziyor. Aşağıdaki kalemler farklı kaynaklardan, farklı zamanlarda ve çoğu zaman farklı formatlarda geliyor; bu yüzden tek bir klasörde toplanmadan dosyanın nerede takıldığı anlaşılmıyor.
-
Kaza bildirim formu ve olay yeri fotoğrafları: genelde sürücünün telefonundan, WhatsApp üzerinden fotoğraf olarak geliyor.
-
Ruhsat ve poliçe bilgisi: filo yönetiminin kendi kaydında duruyor, dosya açılırken elle kopyalanıyor.
-
Eksper raporu: sigorta tarafından görevlendirilen eksperden, çoğunlukla PDF olarak e-posta ekinde geliyor.
-
Servis ve onarım faturası: anlaşmalı servisten geliyor ve aynı belge muhasebe tarafında da işleniyor.
-
Sigorta dosya numarası ve yazışmalar: portal veya e-posta üzerinden, çoğu zaman tek bir kişinin gelen kutusunda birikiyor.
Filo Tarafında Süreç Nerede Tıkanıyor
-
Aynı anda ilerleyen dosyalarda: takip kişilere dağıldığı için bir dosyanın kimde beklediği ancak sorularak öğreniliyor.
-
Evrak yoğun adımlarda: eksper, servis ve sigorta arasındaki bilgi akışı e-postada kaldığı için tek bir eksik belge dosyayı günlerce bekletiyor.
-
Takip eksikliğinde: son hareket tarihi tutulmadığı için hangi dosyanın hareketsiz kaldığı geç fark ediliyor.
Dosya Akışını Otomatikleştirdiğimiz Üç Nokta
Değer kaybı konusu bizim için bir belge ve takip problemi. Dosyayı oluşturan verinin toplanmasını, eksiğinin görülmesini ve durumunun izlenmesini otomatikleştiriyoruz.
Belge Toplama
E-posta eki, WhatsApp fotoğrafı ve PDF servis evrakı okunur, plaka ve dosya numarasıyla eşleştirilerek ilgili dosyaya bağlanır.
Eksik Belge Kontrolü
Beklenen belge seti tanımlıdır; eksper raporu veya onarım faturası düşmediyse dosya gönderim öncesinde işaretlenir.
Durum Takibi
Her dosya için son hareket tarihi tutulur, belirlenen gün sayısını aşan dosyalar listenin başına çıkar.
Hasar Dosyası Tek Başına Çalışmıyor
Onarım faturası hasar dosyasına girdiği kadar muhasebeye de giriyor, bu yüzden belge okuma ve kayıt akışını ön muhasebe ve fatura otomasyonu tarafındaki katmanla birlikte kurmak daha az tekrar üretiyor. Servis ve sigorta yazışmalarının tek bir gelen kutusundan yürüdüğü filolarda ise kurumsal e-posta otomasyonu dosyayı besleyen asıl kanal oluyor.
Dosya sahibi, sorumlu kişi ve son hareket bilgisi bir yerde durmak zorunda. Bu kaydı ayrı bir tabloda tutmak yerine CRM programı tarafındaki takip mantığına bağlamak, hem hatırlatmaları hem raporlamayı aynı yerden yürütmeyi sağlıyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu sayfa resmi değer kaybı hesap makinesi mi?
Hayır. Ödenecek değer kaybı tutarı, dosyayı inceleyen eksperin raporu üzerinden şekillenir ve bu sayfa öyle bir rakam üretmez. Burada anlattığımız konu, tutar netleştikten sonra dosyanın belge ve takip tarafının nasıl düzenlendiğidir.
Operasyon yükü hangi noktada büyüyor?
Yük, eksper raporunu, onarım faturasını ve sigorta yazışmasını aynı dosyada toplarken büyüyor. Dosya sayısı arttıkça takip tek bir kişinin hafızasına bağlı kalır ve hangi dosyanın yanıt beklediği görünmez olur.
Kimler için daha anlamlı bir kurulum?
Birden fazla aracı olan filo, nakliye ve saha servis ekipleri için anlamlı. Tek aracı olan bir kullanıcı dosyayı zaten aklında tutabilir, on beş araçta aynı yöntem çalışmaz.
Hangi kanallardan gelen belgeleri okuyabiliyorsunuz?
En sık karşılaştığımız kanallar e-posta eki, WhatsApp üzerinden gelen fotoğraf, servisin gönderdiği PDF ve filo tarafında tutulan Excel listesi. Belge okunduktan sonra plaka ve sigorta dosya numarasıyla eşleştirilip ilgili dosyaya bağlanır.
Mevcut filo veya muhasebe yazılımımızı değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Kurduğumuz katman mevcut yazılımın yerine geçmez, onun yanında çalışır ve sisteme işlenecek veriyi hazırlar. Böylece filo tarafındaki alışkanlıklar bozulmadan manuel giriş yükü azalır.
Eksik belge nasıl fark ediliyor?
Her dosya tipi için beklenen belge seti önceden tanımlanıyor. Eksper raporu veya onarım faturası dosyaya düşmediyse, dosya sigorta tarafına gönderilmeden önce eksik olarak işaretlenir.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Süre, aylık hasar dosyası sayısına ve belgelerin geldiği kanal sayısına göre değişiyor. Çoğu filo için tek kanalla başlayıp diğerlerini sonradan eklemek daha hızlı sonuç veriyor.